我是施宇宸律師，好雇的負責律師。勞資兩邊的案子我們都代理過，知道制度哪裡最容易出事。
公司沒有打卡鐘，或打卡機有、但下班後員工還在回訊息。直到員工離職拿著截圖和門禁紀錄來要加班費，或勞檢員要看出勤紀錄，才發現手上的紀錄撐不住。
先講結論：出勤紀錄要置備、保存 5 年、逐日記到分鐘，員工要副本不能拒絕；工具不限打卡，手寫也可以。真正的風險在訴訟：紀錄上的時間會被推定是經公司同意的工作時間，要靠「真的在運作的管理動作」才推翻得了。你已經有在記，就是好的起點。
一、出勤紀錄勞基法怎麼規定：四件事、哪些工具算、沒做到罰多少
法律要求的四件事
勞動基準法第 30 條第 5 項、第 6 項[1]，對雇主有四個要求：
- 置備出勤紀錄。
- 保存 5 年。
- 逐日記載勞工出勤情形，記到「分鐘」為止。
- 勞工申請出勤紀錄副本或影本時，雇主不得拒絕。
什麼樣的工具算出勤紀錄
勞動基準法施行細則第 21 條[2]列得很寬：簽到簿、出勤卡、刷卡機、門禁卡、生物特徵辨識系統、電腦出勤紀錄系統，或其他「可資覈實記載出勤時間」的工具，都算。勞工申請或勞動檢查需要時，雇主要以書面提出。
勞動部的常見問答也說過，工作規則規定上下班不打卡「雖無不可」，但公司仍要置備出勤紀錄並逐日記載。[3] 不打卡不是免記的理由。
出勤紀錄的罰則
| 行為 | 條文 | 罰鍰 |
|---|---|---|
| 未置備出勤紀錄（含未保存 5 年） | 第 30 條第 5 項、第 79 條第 2 項 | 9 萬至 45 萬元 |
| 未逐日記載到分鐘（含拒絕員工申請副本） | 第 30 條第 6 項、第 79 條第 1 項第 1 款 | 2 萬至 100 萬元 |
被處罰鍰後，主管機關會依第 80 條之 1 公布事業單位名稱與負責人姓名，並限期改善，屆期未改善按次處罰；情節重大的可加重至最高額的二分之一（第 79 條第 4 項）。[4] 「9 萬」是法條的下限，不是各縣市的裁罰基準。
二、公司實務上最常踩的 3 個雷
雷 1：只記「全勤」或固定時間
只記「全勤」、一律填 8:30 和 18:00、用排班表代替實際時間，都很難被認為是「逐日記載至分鐘」。這不是少見的問題：臺北市勞動局 2023 年 1 月至 2026 年 8 月公布的 4,317 件名單中[5]，「未記到分鐘」有 653 件（15.1%），「未置備」有 221 件（5.1%）。名單僅限臺北市，一件可能同時違反多條。
雷 2：有打卡，但異常打卡沒人處理
罰鍰有上限，訴訟的風險往往更大。勞動事件法第 38 條[6]規定：出勤紀錄內記載的出勤時間，推定勞工在該時間內「經雇主同意而執行職務」。立法理由是：雇主能即時更正紀錄，所以紀錄證明力較強；雇主要推翻，可以提出工作規則、勞動契約或其他管理資料。勞委會（現勞動部）101 年的函釋也說，就算約定加班要事先申請，公司仍要對出勤善盡管理之責；主張打卡時間不是在工作，由公司舉證。[7]
員工主張紀錄有問題，通常有三種說法：
- 不實：「那個時間只是被要求先打卡，人還沒開始工作。」
- 漏記：「下班後還被交辦工作，有通訊軟體紀錄和門禁佐證。」
- 被修改：「事後補登，沒有說明原因。」
打卡顯示晚走、公司從沒問過也沒更正，到了法院就很難說「不是在工作」。下班後的訊息要怎麼補登工時，可以參考 下班傳 LINE 違法嗎？雇主交辦工作的 3 種情形與公司規則怎麼訂。
雷 3：以為外勤、居家、責任制就不用記
外勤與居家人員也要有紀錄。依勞動部「勞工在事業場所外工作時間指導原則」[8]，紀錄可以混用手機定位打卡、系統登入、客戶簽單、通訊軟體、日報；延長工時要記載交付工作的起始時間；下班後用通訊軟體交辦工作，員工可自行記錄起迄時間，公司應即補登。
責任制方面，勞動基準法第 84 條之 1[9]規定經核定公告的工作者，可以另行約定工作時間、例假、休假等，不受第 30 條、第 32 條、第 36 條、第 37 條、第 49 條規定的限制。
三、怎麼做：出勤紀錄表、10 項自我檢查與不一致處理
出勤紀錄表怎麼做：Excel、Word、手寫都可以嗎
法律不限格式，Excel、Word、紙本或系統都可以。欄位至少要有日期、姓名、上下班時間（到分鐘）、備註（補登原因、外勤、請假）和員工確認。
手寫也有效，簽到簿就是施行細則第 21 條列舉的方式。手寫要做到：當天本人簽、寫到分鐘、不用鉛筆、不事後整頁補寫。人數增加時建議改用系統，原因是補寫、遺失與保存 5 年的成本。
外勤與居家人員，建議統一用「上、下班各一次線上打卡，加當日一則回報」。排班與紀錄的搭配，可以參考 變形工時怎麼排？2、4、8 週對照與旺季排班的同意程序。
施宇宸律師怎麼看手寫可以，但要讓它難以被事後改寫。手寫紀錄若和員工的手機截圖、門禁、通訊軟體對不上，員工會主張紀錄「不實」。所以手寫要搭配每月彙整，由人資把簽到內容和薪資、加班申請比對一次，對不上的當月就處理。
10 項出勤紀錄自我檢查表
表格可左右滑動 →
| # | 項目 | 標示 | 依據或備註 |
|---|---|---|---|
| 1 | 有置備出勤紀錄（任何覈實工具皆可，含簽到簿） | 法定 | 第 30 條第 5 項、施行細則第 21 條 |
| 2 | 逐日記載、記到分鐘（不是全勤、固定值） | 法定 | 第 30 條第 6 項 |
| 3 | 保存 5 年，位置固定、找得到 | 法定 | 第 30 條第 5 項 |
| 4 | 員工申請副本，有窗口、以書面提供、不拒絕；內部可訂「7 日內回覆」 | 法定（不拒絕）／建議（7 日） | 第 30 條第 6 項、施行細則第 21 條第 2 項；法條無期限 |
| 5 | 外勤、居家人員也有紀錄（定位打卡、回報、對話紀錄補登） | 法定（要記）／建議（方式） | 事業場所外工作時間指導原則 |
| 6 | 責任制人員仍照記 | 建議 | 見雷 3 |
| 7 | 忘打卡、系統故障有補登流程：員工確認、留原因與簽核，薪資發放前完成 | 建議 | 對應「被修改」的主張 |
| 8 | 修改留痕：誰改、何時改、為何改 | 建議 | 系統要有修改紀錄 |
| 9 | 每月比對打卡、加班申請與薪資單，對不上者有註記 | 建議 | 薪資單面可參考 ms851 的薪資條說明 |
| 10 | 離職員工的紀錄與系統備份，一併保存 5 年 | 法定（保存）／建議（備份） | 第 30 條第 5 項 |
好雇主 9 問，3 分鐘自我檢核。
開始好雇主 9 問 →打卡與加班申請不一致時，怎麼處理
最高行政法院認為，打卡和實際出勤不符時，公司要在發當月工資前會同員工修正；不能只因員工沒申請加班，就不問有沒有加班。[10]
- 人資每月比對「打卡超過正常下班時間」與「加班申請單」。
- 不一致的請主管確認：確實有工作，就補單、付加班費；不是工作（用餐、私事、等車），就在紀錄上註明並請員工確認。
- 留存註記與員工確認。這是日後推翻勞動事件法第 38 條推定時，最有用的證據。
- 申請方式與時限寫進工作規則；有人申請就核准並發加班費；主管不得暗示「不要報加班」。
施宇宸律師怎麼看不一致不是問題，不處理才是問題。下面判決解析的便利超商案，公司輸在異常簽退長期沒人處理，不是輸在打卡本身；申請制真的在用的公司，結果就不同。
已經沒做好怎麼辦
先改制度，從這個月起補齊紀錄方式、補登流程與月度比對；過去是否有差額另案評估，工資請求權有 5 年，處理順序不同，風險差很大。不要事後把過去的紀錄「整理」補齊：員工能申請副本，整理後的內容若和原始紀錄不符，反而讓第 38 條的推定更難推翻。
四、什麼時候該找律師
員工或離職員工來要出勤紀錄副本、主張加班費，或勞檢要調出勤紀錄時，建議回覆前先請律師看過紀錄、加班申請與薪資能不能對得上。
判決解析：簽退時間長期晚於下班，公司說沒要求加班，法院怎麼看
判決解析
沒制止、沒更正異常簽退，法院仍判公司補發加班費。
案件事實
便利超商兩名大夜、小夜班員工，請求交接班後延長工時的加班費。雇主抗辯沒要求加班、其他員工都準時下班，簽退異常是「疏忽審核」，員工應即時提出疑問。
法院認定
簽到明細表上的時間依勞動事件法第 38 條推定經雇主同意而執行職務；雇主提出的他人單月出勤紀錄與員工聯名聲明書，不足以推翻。雇主本可更正紀錄或制止延長工時，未制止也未更正，卻長期受領勞務，「反以被上訴人未能即時質疑而拒絕給付加班費，顯非事理之平」。
結果：駁回雇主上訴，雇主應給付兩名員工 12,771 元與 78,393 元的加班費。（臺灣彰化地方法院 112 年度勞簡上字第 1 號民事判決，112 年 10 月 23 日，二審，判決載明不得上訴。判決全文）
施宇宸律師怎麼看這個判決
輸的原因不是少了一張加班申請單，而是沒追蹤、沒更正、沒制止。對照臺灣高等法院 113 年度勞上字第 8 號民事判決（115 年 4 月 14 日）：規章要求在考勤系統申請、隔日中午前主管簽核，4 名員工中 3 名曾依規定申請並領到加班費、主管未曾否准，法院認為可推翻推定，平日加班費全部駁回（員工已提起第三審上訴，尚未確定）。判決全文 差別在主管有沒有真的在管。
常見問題
出勤紀錄要保存幾年？電子檔可以嗎？
保存 5 年（勞動基準法第 30 條第 5 項）。電子系統是施行細則第 21 條列舉的方式，要調得出來、能以書面提供。
員工要求影印出勤紀錄，公司可以拒絕嗎？
不得拒絕（第 30 條第 6 項），並要以書面提供（施行細則第 21 條第 2 項）。建議指定窗口統一處理。
打卡紀錄和員工實際工作時間不一樣，法院怎麼看？
先依勞動事件法第 38 條推定紀錄上的時間是經雇主同意的工作，雇主要舉證推翻。真的在運作的申請制與管理資料可以推翻；只寫在工作規則上、實際沒人管，通常不夠。
員工忘打卡或要補登，要留什麼？
建議留下原因、員工確認、主管簽核與補登時間，在薪資發放前完成。這是建議做法，不是法條明文。
每間公司情況不同，實際做法建議請律師依貴公司狀況判斷。
好雇主 9 問，3 分鐘自我檢核。
開始好雇主 9 問 →同一組律師，從制度、協商到訴訟。
預約律師諮詢 →延伸閱讀
- 下班後 LINE 交辦的工時補登：下班傳 LINE 違法嗎？雇主交辦工作的 3 種情形與公司規則怎麼訂
- 變形工時與排班：變形工時怎麼排？2、4、8 週對照與旺季排班的同意程序
- 被員工請求加班費後，官司要打多久（勞方視角）：勞資官司要打多久
註釋
- 勞動基準法第 30 條第 5、6 項：「雇主應置備勞工出勤紀錄，並保存五年。」「前項出勤紀錄，應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止。勞工向雇主申請其出勤紀錄副本或影本時，雇主不得拒絕。」全國法規資料庫：https://law.moj.gov.tw/LawClass/LawAll.aspx?pcode=N0030001 ↩
- 勞動基準法施行細則第 21 條：「本法第三十條第五項所定出勤紀錄，包括以簽到簿、出勤卡、刷卡機、門禁卡、生物特徵辨識系統、電腦出勤紀錄系統或其他可資覈實記載出勤時間工具所為之紀錄。前項出勤紀錄，雇主因勞動檢查之需要或勞工向其申請時，應以書面方式提出。」全國法規資料庫：https://law.moj.gov.tw/LawClass/LawAll.aspx?pcode=N0030002 ↩
- 勞動部勞動條件及就業平等司常見問答〈雇主已於工作規則規定上、下班不打卡，是否仍應記載勞工的出勤紀錄？〉：https://www.mol.gov.tw/1607/28690/2282/2284/2292/7233/ ；原始函釋為行政院勞工委員會 84 年 11 月 11 日（84）台勞動二字第 140674 號函：https://laws.mol.gov.tw/FLAW/FLAWDOC03.aspx?datatype=etype&now=1&lnabndn=0&cnt=5292&recordno=3643 ↩
- 勞動基準法第 79 條第 1 項第 1 款、第 2 項、第 4 項及第 80 條之 1。全國法規資料庫：https://law.moj.gov.tw/LawClass/LawAll.aspx?pcode=N0030001 ↩
- 臺北市政府勞動局〈違反勞動基準法事業單位及事業主公布總表〉，政府資料開放平臺：https://data.gov.tw/dataset/121435 。處分日期 2023 年 1 月至 2026 年 8 月，共 4,317 件；一件可能違反多條，占比為「違反該條件數 ÷ 4,317」。 ↩
- 勞動事件法第 38 條：「出勤紀錄內記載之勞工出勤時間，推定勞工於該時間內經雇主同意而執行職務。」全國法規資料庫：https://law.moj.gov.tw/LawClass/LawAll.aspx?pcode=B0010064 ↩
- 行政院勞工委員會（現勞動部）101 年 5 月 30 日勞動 2 字第 1010066129 號函（「勞雇雙方縱有約定延時工作需事先申請者，惟因工作場所係雇主指揮監督之範圍，仍應就員工之出勤及延時工作等情形善盡管理之責，其稱載具所示到、離職時間非實際提供勞務從事工作者，應由雇主負舉證之責」）：https://laws.mol.gov.tw/FLAW/FLAWDOC03.aspx?datatype=etype&N2=1010066129&cnt=1&now=1&lnabndn=1&recordno=1 ↩
- 勞動部〈勞工在事業場所外工作時間指導原則〉，104 年發布、106 年 11 月 30 日修正：https://laws.mol.gov.tw/FLAW/FLAWDAT0202.aspx?id=FL076813 ↩
- 勞動基準法第 84 條之 1。全國法規資料庫：https://law.moj.gov.tw/LawClass/LawAll.aspx?pcode=N0030001 ↩
- 最高行政法院 108 年度判字第 437 號判決（108 年 9 月 12 日，廢棄發回）：https://judgment.judicial.gov.tw/FJUD/data.aspx?ty=JD&id=TPAA%2c108%2c%e5%88%a4%2c437%2c20190912%2c1 。原文：「勞工上、下班的簽到、退或刷卡紀錄，如有與其實際出勤情形不符之處，雇主事後亦負有於核發當月（次）工資前會同勞工予以及時修正的義務……雇主自不得僅以其採取加班申請制，其所屬勞工如未申請加班，即不問該勞工是否確有延長工時的事實，而解免其依法給付延長工時工資的義務。」本案公司每天列印日報表追蹤 19 時後打卡，最高行政法院仍要求原審查明公司有無疏於查證的過失。 ↩
